+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Возмещение транспортных расходов

Содержание

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Возмещение транспортных расходов

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Ндс при возмещении транспортных расходов

Возмещение транспортных расходов

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ

Перечислим случаи, когда по нормам ТК РФ работодатель должен возместить транспортные расходы работника.

При направлении работника в командировку, возмещается стоимости проезда (ст. 168 ТК РФ).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду (168.1 ТК РФ).

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) (ст. 169 ТК РФ).

Лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивается стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).

Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ).

Когда оформляется авансовый отчет

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Посмотрим, какие последствия по НДС могут ждать компании в зависимости от формулировки условий договора купли-продажи о возмещении транспортных расходов.

Агентская схема

Допустим, в договоре купли-продажи относительно возмещения транспортных расходов четко прописано условие агентского договорап. 3 ст. 421 ГК РФ, по которому продавец товара за вознаграждение обязуется организовать доставку товара путем заключения договоров с перевозчиками от своего имени и за счет покупателя товара.

О порядке исчисления НДС и перевыставления счетов-фактур для этой ситуации мы рассказали выше. При этом Минфин не против такого оформления отношений и считает, что покупатель имеет право на вычет НДС по транспортным услугамПисьмо Минфина от 21.03.2013 № 03-07-09/8906. То есть это беспроблемная ситуация.

Ндс при возмещении транспортных расходов – Просто о технологиях

Возмещение транспортных расходов

Договор может предусматривать, что кроме оплаты стоимости товаров (работ, услуг) покупатель (заказчик) возмещает продавцу (исполнителю) понесенные им дополнительные расходы. Например, на проезд работников исполнителя, на доставку товара.

Порядок расчета НДС и применения вычетов зависит от того, как возмещаются расходы: в составе цены договора, сверх его цены или в рамках посреднического договора.

Обратите внимание

Удобнее включить их в общую цену договора. В этом случае продавец уплатит НДС со всей суммы по договору, включая возмещаемые расходы. Покупатель примет к вычету весь «входной» НДС.

Перевыставление расходов по посредническому договору связано с более сложным документооборотом. А при возмещении расходов сверх цены договора покупатель не сможет принять НДС к вычету.

Ндс при возмещении расходов, учтенных в цене договора

Если возмещаемые расходы учтены в составе цены договора (операции по которому облагаются НДС), то в этом случае:

  • поставщик (подрядчик, исполнитель) со всей цены по договору, включая возмещенные расходы, должен исчислить и уплатить НДС в общем порядке. Налоговая база в этом случае определяется исходя из цены, установленной договором (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 154 НК РФ). Это самый простой способ для целей исчисления НДС.

На всю сумму по договору поставщик выставляет счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ). Счет-фактура в этом случае оформляется в общем порядке в соответствии с Правилами заполнения счетов-фактур. Никаких особенностей нет;

  • покупатель (заказчик) вправе принять к вычету НДС со всей цены договора, включая стоимость возмещенных расходов, на основании выставленного ему счета-фактуры (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Для вычета необходимо соблюсти общие условия.

Какие расходы может возмещать покупатель (заказчик) поставщику (исполнителю) по договору

Перечень таких расходов законодательно не установлен. Поэтому возмещены могут быть любые затраты, например:

  • проживание в гостинице, питание командированных сотрудников, а также проезд любым видом транспорта;
  • перевозка сотрудников, работающих вахтовым методом;
  • доставка товаров.

Ндс при возмещении расходов сверх цены договора

Дополнительные расходы по договору могут быть перевыставлены сверх цены договора.

НДС у поставщика при перевыставлении расходов сверх цены

При перевыставлении расходов сверх цены договора поставщик (подрядчик, исполнитель) должен:

  • исчислить НДС по расчетной ставке — 18/118 или 10/110 на дату получения возмещения от покупателя (заказчика). Расчетная ставка 18/118 либо 10/110 применяется в зависимости от того, по какой ставке облагается основная операция.

Возмещение транспортных расходов ндс

Покупатель, получив такой счет-фактуру, примет НДС по транспортным расходам к налоговому вычету. Но имейте ввиду — по общему правилу агент получает за посреднические услуги вознаграждение.

Если в договоре размер агентского вознаграждения не прописан, оно уплачивается по цене, которая взимается за аналогичную услугу. На практике определить такую цену нелегко, поэтому в договоре лучше предусмотреть конкретную сумму.

Вознаграждение облагается НДС и налогом на прибыль у агента (продавца).

Ндс при возмещении транспортных расходов (джаарбеков с

Допустим, в договоре купли-продажи относительно возмещения транспортных расходов четко прописано условие агентского договора , по которому продавец товара за вознаграждение обязуется организовать доставку товара путем заключения договоров с перевозчиками от своего имени и за счет покупателя товара. О порядке исчисления НДС и перевыставления счетов-фактур для этой ситуации мы рассказали выше. При этом Минфин не против такого оформления отношений и считает, что покупатель имеет право на вычет НДС по транспортным услугам . То есть это беспроблемная ситуация.

НДС: покупатель возмещает продавцу транспортные расходы

Схема взаимоотношений между покупателем и продавцом в части организации перевозки (доставки) приобретенного товара обычно прописывается непосредственно в договоре купли-продажи или поставки. Хотя возможно и заключение договоров по отдельности на сам товар и на его перевозку.

Департамент общего аудита по вопросу возмещения расходов по доставке

Кроме того, по нашему мнению, целесообразно между Поставщиком и Покупателем оформить документ (например: справку или акт), в котором будет зафиксирована сумма расходов по доставке, подлежащая возмещению Покупателем. К данному документу необходимо приложить копии указанных выше подтверждающих документов.

Порядок возмещения транспортных расходов покупателем

  • во-первых, при возврате товара придется возвращать покупателю всю стоимость, указанную в договоре, в т. ч. и прибавленную к ней стоимость осуществленной доставки;
  • во-вторых, налоговики могут исключить расходы на перевозку товара из расчета по налогу на прибыль по принципу «в договоре условий о доставке товара нет, т. е. продавец не должен ее производить, а значит, и расходы на перевозку товара ничем не обоснованы».

Рекомендуем прочесть:  Кто оплачивает декрет

Ндс по транспортным расходам

Является ли обоснованным требование налоговых органов исключить из вычетов Ндс по транспортным расходам на доставку товаров, если эти расходы были предъявлены продавцом товара, а оказаны были сторонней транспортной организацией которая была привлечена к перевозке товара продавцом?

ОТВЕЧАЮТ НАТАЛИЯ БОНДАРЧУК, директор ЗАО «Аудит Приват Сервис

ОЛЬГА ГАБДРАХМАНОВА, аудитор ЗАО Аудит Приват Сервис

В данном случае, скорее всего, расходы покупателя, связанные с оплатой доставки товара транспортной организацией, предъявленные ему продавцом, будут рассматриваться налоговыми органами как компенсационные, вследствие чего у организации-покупателя действительно могут возникнуть проблемы с предъявлением к вычету налога на добавленную стоимость по транспортным расходам на доставку товаров.

Рассмотрим ситуацию более подробно.

Одним из условий договора купли-продажи (поставки) товаров является порядок распределения транспортных расходов между сторонами этого договора. Иными словами, в зависимости от условий заключенного договора затраты по транспортировке товаров может нести как продавец (поставщик), так и покупатель.

1) Если условиями договора поставки установлено, что обязанность по доставке товара и, соответственно, по оплате доставки, возложена на поставщика, то данные расходы являются затратами поставщика по сбыту своей продукции, которые уже заложены в отпускной цене.

Стоимость транспортировки товара в этом случае может отдельно не выделяться. Она включается в выручку и налогооблагаемый объем реализации организации-поставщика.

У организации-покупателя такие расходы целиком включаются в стоимость приобретаемого товара, а НДС, предъявленный поставщиком, предъявляется к вычету из бюджета.

2) Условиями договора поставки может быть предусмотрен другой вариант, при котором покупатель сверх цены товара компенсирует поставщику транспортные расходы. Кроме того, иногда возникает ситуация, когда отношения между поставщиком и покупателем фактически так и складываются, хотя условиями договора это не определено.

В этом случае, для того чтобы избежать увеличения облагаемого оборота организации-поставщика на сумму транспортных расходов, контрагенты обычно поступают следующим образом:

• поскольку в договоре поставки указывается, что транспортные расходы оплачиваются за счет покупателя, цена продукции (и облагаемый оборот организации-поставщика) уменьшаются на соответствующие суммы;

• организация-поставщик производит оплату услуг транспортной организации и передает выставленные ему транспортной организацией счета организации-покупателю (производится «перепредъявление» или компенсация расходов), затем организация-поставщик получает на свой расчетный счет денежные средства, которые не являются выручкой, а той самой компенсацией расходов по доставке товара.

Важно

Транспортные расходы, как правило, отражаются в бухгалтерском учете организации-поставщика на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Организацией-покупателем такие транспортные расходы в данном случае будут относиться на увеличение стоимости приобретенной продукции, а предъявленный НДС покупатель захочет, как обычно, поставить к возмещению из бюджета. Вот здесь-то у покупателя могут возникнуть проблемы с предъявлением к вычету налога на добавленную стоимость по транспортным расходам на доставку товаров.

Порядок расчета НДС при возмещении стоимости расходов

Порядок возмещения затрат в рамках гражданско-правовых договор – неоднозначная тема, которая всегда вызывала немало вопросов среди бухгалтеров. В статье расскажем про Ндс при возмещении расходов, разберем типовые ситуации, рассмотрим примеры учета, а также ответим на распространенные вопросы.

Понятие возмещаемых расходов

Согласно нормам законодательства, одна из сторон гражданско-правового договора вправе компенсировать другой денежные суммы в виде возмещения понесенных затрат.

На практике данная ситуация выглядит так: сторона «А» оплачивает стоимость расходов стороны «Б», на основании договора сторона «Б» возмещает стороне «А» сумму понесенных затрат.

Как правило, возмещение затрат осуществляется в следующих ситуациях:

  • арендатор компенсирует собственнику помещения сумму коммунальных и эксплуатационных платежей;
  • подрядчик, выполняющих строительно-монтажные работы, самостоятельно приобретает материалы, после чего заказчик компенсирует их стоимость;
  • продавец осуществляет доставку товара покупателю за личный счет, после чего покупатель компенсирует стоимость доставки;
  • заказчик компенсирует исполнителю расходы на проезд и проживание (исполнитель проживает в другом городе).

При этом важно выполнение следующих условий:

  • возмещаемые затраты связаны с ведением производственной деятельности;
  • компенсация осуществляется на основании заключенного договора.

Возмещение транспортных расходов по договору поставки

Возмещение транспортных расходов

Возмещение транспортных расходов по договору поставки представляет собой возврат денежных средств от покупателя к поставщику. Данная процедура имеет определенные особенности оформления в зависимости от выбранного варианта возврата затрат на поставку. Особое значение придают перевыставлению счетов на имя покупателя.

Варианты

Покупатель может возместить расходы на транспорт, выбрав один способ из нескольких. При перевозке покупателем товара самостоятельно, все вопросы отпадают автоматически.

Порядок компенсации понесенных поставщиком затрат зависит от варианта поставки:

  • поставку товара организует поставщик своими илами;
  • поставку товара организует поставщик с привлечение сторонней организации в качестве перевозчика.

Для более понятного восприятия информации варианты возмещения расходов на транспорт представлены в виде таблице.

Каждый из способов предполагает определенные действия по отражению в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Собственные затраты

Перед тем как осуществить доставку необходимо выбрать, как она будет отражаться.

Существует два способа учитывать затраты на поставку:

  • по письменной договоренности, включив в цену продукции;
  • по письменной договоренности (учитываются отдельно).

Транспортные услуги, включенные в цену продукции, должны быть отражены в договоре купли-продажи отдельной строкой. Обязательно необходимо сделать отметку о сумме за услуги по перевозке.

В этом случае указывается стоимость товара с учетом НДС, подсчитывается общая сумма к оплате от покупателя и указывается сумма транспортировки. Еще можно сделать отметку для покупателя о том, что в случае возврата продукции сумма транспортных расходов не возвращается.

Не выделение в отдельную строку суммы транспортных услуг грозит следующими неприятностями:

  • если покупатель вернет продукцию, ему придется вернуть всю сумму обратно, с учетом и расходов на доставку;
  • налоговая не засчитает в качестве вычета эту сумму, когда будет рассчитывать налог на прибыль.

Оптимальным вариантом будет заключение отдельного договора/соглашения на транспортировку проданных товаров. В нем прописываются все затраты поставщика и обязанность покупателя по возмещению. В этом случает учет продаж и транспортных расходов будет разделен.

Скачать Требование (претензия) поставщика.

Документация

В случае организации учета транспортных услуг, включенных в цену продукции, сопровождающим груз документом будет товаротранспортная накладная.

В ней разграничить транспортные услуги и стоимость товара невозможно, так как данная бумага предназначена для отражения движения материальных ценностей, а не услуг. Чтобы подтвердить затраты перед налоговой службой, необходимо дополнительно оформить путевой лист.

При организации учета транспортных услуг с использованием дополнительного договора/соглашения, первичная документация может быть оформлена тремя способами:

  • заполнение товаротранспортной накладной;
  • заполнение отдельно товарной и транспортной накладной;
  • заполнение товарной накладной и акта, в котором будут отражены транспортные услуги.

Каждый из перечисленных выше документов необходимо записать в книгу продаж.

Перевыставление транспортных счетов покупателю

В случае если перевозку проданных товаров производит сторонняя организация, которая во взаимоотношениях продавец – покупатель выступает в качестве перевозчика, возмещение расходов на транспортные услуги происходит по схеме перевыставления оказанных услуг.

Перевыставление транспортных счетов без налоговых рисков для обеих сторон можно произвести двумя способами:

  • услуги посредника;
  • изменение цены за товары.

Каждый из них требует к себе особого внимания.

Услуги посредника

Заключая договор с покупателем необходимо добавить положение о том, что поставщик берет на себя обязанность найти компанию – перевозчика и оплатить их услуги. То есть выставляет себя посредником.

При этом должна быть указанна сумма вознаграждение поставщика. Гражданский кодекс Российской Федерации указывает на то, что услуги посредника не могут быть безвозмездными.

Покупателю передаются следующие первичные документы:

  • товаротранспортная накладная от поставщика на оказание транспортных услуг;
  • копия товаротранспортной накладной, полученная от перевозчика;
  • отчет посредника о выполненных обязательствах.

Важно: при выставлении покупателю счета-фактуры покупателю от продавца дату необходимо указывать одинаковую с документами, полученными от перевозчика.

Изменение цены за товар

Второй вариант перевыставления счетов за доставку товаров покупателю это изменение их цены. Используется этот вариант реже, чем посреднические услуги, но он требует меньшей документационной волокиты.

Гражданский Кодекс разрешает вносить изменения в договор купли-продажи относительно цены продукции в исключительных ситуациях.

Можно просто добавить пункт, что в результате поставки силами поставщика оплата продукции автоматически становится больше на сумму, потраченную на транспорт.

В момент передачи товаров покупателю фактически, сумма затрат поставщика уже будет известна. Ее распределяют поровну на каждый из видов товаров и включают в товаротранспортную накладную.

Изменения можно внести двумя способами:

  • скорректировать информацию и выписать новый документ;
  • внести изменения в выписанный ранее документ поставщиком (в экземпляры обеих сторон).

Главное не отражать затраты на транспорт в товаротранспортной накладной отдельной строкой. Затем выставляется счет покупателю на получение оплаты, о которой делается отметка в журнале учета продаж. Отметка о получении счета от перевозчика делается в журнале учета покупок.

Порядок и условия возмещения расходов на поставку прописываются и в законе, защищающем права потребителей.

Ситуации будут отличаться в зависимости:

  • от места покупки (дистанционно или на территории продавца);
  • условий возврата/обмена товаров (с претензиями к качеству и без них).

Законодательство, стоящее на страже потребительских прав, указывает на обязанность возмещения оплаты доставки продукции приобретателю и/или продавцу. Если имеется наличие отказа покупателя от приобретенной продукции.

За качественный товар при его покупке на расстоянии

ФЗ по охране прав покупателей определяет, что если покупка была совершенна не на территории продавца (например, через интернет) потребитель имеет право его вернуть.

При условии, что товар не имеет отклонений по стандартам качества, деньги, потраченные потребителем за оплату доставки, ему не вернут. В подобных ситуациях возвращается только сумма, уплаченная за сам товар при условии сохранения упаковки, комплектации и товарного вида продукции.

За товар ненадлежащего качества при заказе дистанционно

По закону прав потребителей, если товар был приобретен дистанционно (например, через интернет-магазин) потребитель может его вернуть обратно.

При наличии претензий к качеству товара возмещение транспортных расходов в пользу покупателя производится в полном объеме. Если по договоренности поставка товара производилась за счет покупателя.

Возмещение транспортных расходов за ненадлежащий товар

Покупателю оплачиваются транспортные расходы, если он приобрел товар крупного веса и размера (тяжелее 5 кг).

В этом случае рассматриваются ситуации перемещения покупки для:

  • ремонта;
  • замены;
  • уценки;
  • возврата потребителю.

Изначально потребитель может самостоятельно заплатить за перевозку некачественного приобретения. В результате у него появляется право требовать возмещения понесенных расходов с продавца (в совокупности с компенсацией морального ущерба).

За товар надлежащего/ненадлежащего  качества при покупке в магазине (покупатель из другого города)

Если покупатель ехал за конкретным товаром из другого города в магазин, а затем решил вернуть его обратно, требовать возмещения транспортных расходов он не может (за переезд из одного населенного пункта в другой).

Качество товара при этом не имеет никакого значения.

Распределение транспортных расходов

Транспортные расходы могут быть поделены между сторонами. Чаще всего такой способ используется при привлечении к перевозке товаров сторонних организаций.

Транспортные расходы не могут быть рассчитаны в момент заключения соглашения о покупке/продаже товаров по различным причинам:

  • не определен срок поставки;
  • не определились с компанией – перевозчиком;
  • нет возможности рассчитать стоимость доставки на конкретную дату, так как тарифы постоянно меняются и т.п.

В подобных ситуациях оговаривается способ подтверждения произведенных платежей и определяется сторона – плательщик. транспортные расходы могут быть разделены в равных долях или иных пропорциях.

Для того чтобы в будущем избежать проблем и конфликтов по теме возмещения затрат на транспорт по договору поставки необходимо тщательно проработать положения этого документа.

Заранее определенный порядок оплаты транспортных расходов значительно облегчит жизнь и поставщику и покупателю. Избежать налоговых рисков, связанных с вычетами и начислениями налога на добавленную стоимость (НДС) можно воспользовавшись процедурой перевыставления транспортных счетов на имя покупателя.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Тонкости при возмещении транспортных расходов сотруднику

Возмещение транспортных расходов

Возмещение транспортных расходов сотруднику производится на предприятиях при осуществлении поездок по служебной надобности. Какими же нормами должны руководствоваться бухгалтерские работники, чтобы начисление этой компенсации было оформлено правильно, и как выглядит процедура возмещения?

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Современное ведение бизнеса предусматривает большую мобильность некоторых работников предприятия. Как правило, для того чтобы сотрудник не тратил свои средства в поездке, ему выдаются деньги под отчет. Об их расходовании он отчитывается по приезде, после чего или сдает излишек, или получает перерасход.

Однако иногда обстоятельства требуют траты в поездке своих средств, например, если пришлось ехать по служебным делам без заезда к работодателю. В таком случае последний обязан впоследствии возместить понесенные сотрудником издержки — выплатить компенсацию.

Издержки, связанные с транспортом и подлежащие возмещению, таковы:

  • расходы, понесенные сотрудником при использовании принадлежащего ему транспорта;
  • расходы по оплате транспорта, взятого в аренду для служебной поездки;
  • стоимость купленных билетов для проезда в общественном транспорте, оплата такси и проч.

Если командировки носят продолжительный характер, то работодатель должен возмещать, кроме того, расходы на проживание, суточные и т. п.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Для того чтобы компенсация транспортных расходов была произведена, существуют следующие условия:

  • все траты осуществляются с ведома и согласия работодателя;
  • расходы должны быть оправданы;
  • суммы понесенных издержек должны иметь документальное подтверждение.

Последний пункт стоит внимательно рассмотреть отдельно, поскольку перечень документов может существенно разниться в разных обстоятельствах. Опишем каждую группу документов.

Локальная нормативная база работодателя по вопросам компенсации

Условия компенсации транспортных расходов сотрудникам и порядок этой процедуры в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ надлежит зафиксировать в трудовом/коллективном договоре или приложениях к указанным документам. Отдельно в трудовом/коллективном договоре следует отметить разъездной характер деятельности работника (если таковой имеет место).

Если есть необходимость, то можно сформировать отдельный документ по этому вопросу, например приказ, концепцию (положение) о порядке возмещения транспортных расходов. В нем и указать все должности, на которые распространяется компенсация, и каким путем такие средства могут быть получены.

Какие документы нужны для получения возмещения

Если работник использует личный автомобиль или иное транспортное средство для поездок по работе, то такие расходы разрешается возмещать из средств предприятия. Однако обоснованность расходов требуется подтвердить документально.

Обычно с таким работником заключается договор, где обосновывается необходимость в использовании принадлежащего ему автомобиля и оговариваются условия использования транспортного средства, его ремонта (если автомобиль нужен постоянно). В соглашении можно указать интенсивность использования авто и цели его применения. К договору прилагается копия ПТС.

Если поездка разовая, то сотрудник может написать заявление о компенсации транспортных расходов с просьбой возместить ему понесенные транспортные расходы с приложением всех подтверждающих документов.

Чтобы показать объем затрат на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли, используются путевые листы, к которым прикладываются чеки на топливо. Допускается использование путевых листов по формам собственной разработки.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ: ФНС РФ считает путевой лист необходимым для обоснования такого рода расходов, а Минфин РФ — необязательным. Судя по всему, компаниям в этом вопросе следует исходить из принципов целесообразности.

Какие рамки компенсации предусмотрены?

Рамки выплат оговариваются либо в договоре на использование личного автотранспорта в рабочем процессе, либо в допсоглашении к трудовому/коллективному договору.

Однако учесть в базе по налогу на прибыль полностью эти затраты не удастся, даже если будет издан отдельный приказ руководителя, так как действует правительственное постановление от 08.02.

2002 № 92, устанавливающее, что в расходах для расчета налога на прибыль можно будет учесть возмещение в размере 1 200 руб. для авто с двигателями до 2 л и 1 500 руб. для авто с двигателями, объем которых превышает 2 л.

Если компенсация окажется больше указанных величин, то в состав затрат ее включать не допускается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если окажется, что автомобиль не принадлежал сотруднику предприятия на праве собственности, а возмещение им получено, налоговики при проверке обяжут работодателя учесть такие суммы в качестве доходов сотрудника и удержать с них НДФЛ и начислить взносы в страховые фонды.

Какие документы оформляются, если автомобиль арендуется у сотрудника?

Одним из видов сотрудничества с работниками, осуществляющими поездки по работе на личном автомобиле, может быть аренда такого авто. Она оформляется договором аренды, в котором арендодателем выступает работник, а арендатором — работодатель. Здесь же устанавливается арендная плата и условия использования авто.

Обычно все расходы по горюче-смазочным материалам, ремонту, техническому обслуживанию и проч. ложатся по договору на плечи арендатора. Такие затраты вполне обоснованно можно включать в базу по налогу на прибыль. Главное — чтобы наличествовали документы, подтверждающие размер произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Когда расходы на такси могут быть компенсированы?

Расходы на поездки в такси по служебной надобности тоже могут быть возмещены, но при выполнении следующих условий:

  • во-первых, это возмещение должно быть оговорено в колдоговоре или в отдельном положении по компенсации транспортных затрат;
  • во-вторых, понадобятся подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать чек от таксиста и пояснительная записка сотрудника с указанием, почему именно такое средство передвижения было выбрано.

При выполнении этих условий бухгалтерия может принять соответствующие расходы к учету и уменьшить на их величину базу по налогу на прибыль.

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В бухучете суммы начисляемых возмещений группируются по дебету 73-го счета, служащего для расчетов с персоналом по другим операциям. Корреспондирующими счетами при этом будут «затратные» счета. Проводки будут такого рода:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — отражаем начисление возмещения.

Выплата пособий будет проходить по кредиту счета 73: Дт 73 Кт 50 (51).

В налоговом учете отражаются все суммы возмещений кроме тех сумм, на которые превышаются нормативные показатели.

Пример

Торговый представитель ООО «Кора» Магомедов А. П. исполнял трудовые обязанности на личном автомобиле с объемом двигателя до 2 л. По действующему положению ему причитается компенсация в сумме 5 600 руб.

Записи в учете будут выглядеть так:

Дт 26 Кт 73 — 1 500 руб. — начисляем компенсацию нормативной величины;

Дт 91.2 Кт 73 — 4 100 руб. (5 600 – 1 500) — компенсация, которую нельзя принимать в налоговом учете.

Возникающее постоянное налоговое обязательство объясняется тем, что сумма затрат по бухучету выше, чем в налоговом учете. Далее следует поступить согласно нормативам ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 — 820 руб. (4100 × 20%) — показываем условный расход.

НДФЛ с сумм возмещения в данном случае не удерживается.

***

Транспортные расходы могут быть возмещены работодателем, если поездки на личном транспорте согласованы с руководством, носят обоснованный характер и подтверждены документально. В бухгалтерском учете суммы компенсаций отражаются в полной мере. В налоговом учете компенсационные выплаты учитываются в той части, которая не превышает нормативных размеров.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.